La Gestión por Procesos es el enfoque estratégico que nos permite identificar, diseñar, documentar, ejecutar, controlar y mejorar los procesos de la Universidad, para lograr resultados consistentes y alineados con los objetivos institucionales; además, entender la Universidad como un sistema que funciona por medio de un conjunto de procesos íntimamente interrelacionados, en pro de objetivos comunes. La identificación y el mapeo de estos procesos, permite una correcta planificación de las actividades, así como la definición de responsabilidades y el uso adecuado de los recursos disponibles, pensando siempre en los estudiantes y los demás grupos de interés.
La Gestión por Procesos se trata de la interacción entre las áreas académicas y administrativas de la Universidad, para que todas operen de forma articulada hacia metas comunes. Por ejemplo, en la creación de un programa, donde intervienen las facultades, la Dirección Académica, Aseguramiento de la Calidad, entre otras dependencias y cuerpos colegiados, todos tienen claridad sobre su contribución y sus responsabilidades, entendiendo y pensando en el resultado global, no en el especifico del área.
La gestión por Procesos se enfoca en:
- El mejoramiento continuo y la excelencia.
- La sostenibilidad.
- La eficiencia y la eficacia administrativa.
- La transformación digital.
- El aprendizaje organizacional.
- La innovación en la gestión.
- La autorregulación.
- La información para apoyar la toma de decisiones.
- La gestión del riesgo.
- La transparencia en la gestión.
- La articulación de la gestión institucional.
Lo anterior, para facilitar el desarrollo de la labor misional y la proyección institucional.
La Gestión por Procesos se realiza de forma cíclica, es decir, cuando se finaliza se vuelve al punto de partida para seguir mejorando. Este ciclo de mejoramiento continuo nos lleva a entender que en la Universidad siempre hay algo que se puede mejorar.
- Articula la gestión institucional, donde las dependencias académicas y administrativas trabajan de la mano en torno a las responsabilidades que se tienen en los procesos.
- Unifica los criterios de gestión; es decir, se establecen acuerdos que quedan en los procedimientos, los mismos que guían la gestión institucional.
- Facilita la implementación de oportunidades de mejoramiento. Contar con procedimientos documentados, permite eliminar el trabajo innecesario y ayuda a optimizar el uso de los recursos.
- Prioriza la satisfacción de los estudiantes y demás grupos de interés. Para lograrlo, las dependencias académicas y administrativas se articulan en torno a procesos, donde lo que importa es el resultado global, no el resultado individual que se da en ellas.
- Ayuda en el cumplimiento de los propósitos estratégicos de la Universidad, contando con procesos y procedimientos claramente establecidos.
Para conocer en detalle las actividades que llevan a cabo los procesos de la Institución, los siguientes tipos de documentos describen la forma como estos son ejecutados:
· Mapa de procesos: Es un gráfico que esquematiza la estructura de los procesos de la Universidad. · Instructivo: Describe de forma detallada una o varias actividades descritas en los procedimientos. Define el paso a paso que se debe realizar para desarrollar una actividad. Por ejemplo, el “Instructivo para la reserva de cupo” que hace parte del procedimiento mencionado en el punto anterior. | · Guía: Detalla las recomendaciones o sugerencias para llevar a cabo un tema de interés institucional. Por ejemplo, “Guía para la autoevaluación de programas de pregrado”. · Manual: Establece las normas, comportamientos, y generalidades de los sistemas de gestión y/o de las actividades que se realizan en los procesos. Por ejemplo, “Manual para el sistema integral de gestión del riesgo”. · Formato: Proporciona evidencia de las actividades realizadas en cada uno de los procesos. Este tipo de documento, se utiliza para el registro de información necesaria para realizar las actividades de los procesos de la Universidad. Por ejemplo, “Formato de evaluación de proyectos de investigación”. |
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